Проведение вебинаров – ответственное дело, к организации которого необходимо подойти собранно и желательно за месяц до начала мероприятия. Особенно это касается тех организаторов, которые планируют выступить с дебютом или решили протестировать нового спикера. С наработкой соответствующего опыта, подготовительный этап будет занимать минимум времени.
- Поставить перед собой четко сформулированную цель. Если организатор не может четко определить аудиторию и поставить определенную цель, то подобное мероприятие будет бессмысленным. Он может быть направлен на заработок денежных средств, обучение сотрудников компании или повышения квалификации.
- Придумать и упаковать. Каждый человек любит красивую «обертку». Красивая подача онлайн вебинара – 50% успеха. Можно оформить презентацию яркими картинками, подобрать тематическую музыку, разработать тезисы, которые убедят слушателя в эффективности поданной информации. Слушатель непременно оценит профессионализм подобной подачи и дослушает его с неподдельным интересом для себя.
- Отправка писем. Когда слушатель получает обратную связь, можно сразу говорить о его эффективности. При персонализации подготовленного ответа, человек чувствует собственную значимость и индивидуальный подход, о чем не стоит забывать при подаче обратной связи.
В обязательном порядке будут необходимы следующие виды писем:
- благодарность после поступления оплаты. Кроме того, можно сформировать ряд вопросов о том, что конкретно ожидает слушатель. Это может собрать более подробную информацию о заказчике, а также поможет наладить контакт со слушателем до начала мероприятия.
- напоминание о необходимости произвести оплату за вебинар. Как правило, это пользователи, которые прошли регистрацию, но не произвели оплату.
- информативное письмо о месте проведения вебинара с указанием адреса, даты и времени. Некоторые люди не могут удержать в памяти данную информацию, поскольку на протяжении дня решают большое количество задач. Подобное напоминание станет отличной шпаргалкой.
- повторное напоминание на кануне мероприятия. Как правило, рассылка осуществляется за день до начала.
- благодарность за посещения вебинара. Можно приложить форму, где предлагается оценить информативность или эффективность проведенного вебинара, чтобы повысить уровень собственной квалификации и не допускать в будущем подобных ошибок.
4. Заключение сотрудничества с инфопартнером. Как только цель будет сформирована, следующая задача организатора – это привлечение максимального количества пользователей. Для этого стоит подумать, какие сайты и площадки могут быть задействована. Чтобы привлечь инфопартнеров, можно осуществлять звонки, либо рассылать письма по электронной почте о сотрудничестве. Важно принять во внимание, что все договоренности лучше закреплять в отдельном файле, чтобы в будущем избежать недоразумений
5. Подготовка материала. Важно обратить внимание на данную часть особое внимание. В первую очередь на качество информации и его внешний вид:
- вставочный файл, где будут указана информация о инфопартнерах и их логотипы;
- презентация с изложением всей информации;
- дополнительный файл, где будут изложены текущие предложения инфопартнера.
6. Убедиться, что спикер в полной мере готов исполнять свои обязанности. Кроме того, чаще всего у него есть помощник, который ведет активные чаты со слушателями и отвечает на их вопросы. Важно проверить и его уровень подготовки, чтобы избежать недоразумений
7. Подведение итогов. Как только вебинар будет завершен, нужно не забыть сделать электронную рассылку последних писем.
