На каждом предприятии есть особо ценные и уникальные документы. Многие руководители понимают важность их сохранности. Особенно той документации, которая представляет чрезвычайную значимость для компании. Ведь в нашей стране невозможно предугадать все непредвиденные ситуации и неблагоприятные обстоятельства. Под важнейшими подразумевают те, что обеспечивают непрерывность всех бизнес-процессов. Их утрата либо повреждение может подорвать нормальное функционирование фирмы. В украинском архивном деле прописаны определения таких документов. В законодательных и нормативно-методических актах это тоже нашло отражение.
Уникальный не имеет себе подобных по внешним признакам либо содержащихся в нем данных. А особо ценный документ характеризуется значимостью для своего владельца. Его утрата обычно приводит к негативным последствиям для предприятия. Таковыми являются деловые бумаги, авторство которых принадлежит учредителям фирмы, акционерному собранию, ревизионной комиссии, совету директоров. Особую ценность легко определить, ведь ее главный показатель – содержание. Курсы бухгалтеров 1С помогут разобраться со всеми нюансами и особенностями учета. Это договоры, годовая бухотчетность, контракты; уставная и учредительная документация, решения судов различной инстанции; разнообразные лицензии, патенты и свидетельства; платежки, материалы по сделкам, акты сверок. Сюда также относят выписки по счетам; планы развития, связанные с маркетингом, кадровой политикой, производством; организационную структуру; бизнес-планы; базы данных, информацию о партнерах; проектную документацию.
Утеря такой документации может негативно отразится на финансовых показателях. Она имеет правоустанавливающий или разрешительный статус; юридически подтверждает право собственности на все имущество компании; касается операций по уставному капиталу, связана с разработкой долгосрочной стратегии, планирования и анализа. Многие особенности зависят от специфики той отрасли, в которой работает организация. Важную роль в установлении ценности играют специалисты, создающие и ведущие такие документы. Пройдя курсы 1С в Киеве https://stimul.kiev.ua/, они смогут разработать критерии, которые впоследствии будут применять в ежедневной работе по экспертизе, определению, хранению и учету подобной документации.
Исходя из внешних особенностей, подлинники вышеперечисленных деловых бумаг приобретают особое значение. Если они отсутствуют или утеряны, копия приобретает статус особо ценного документа. Их следует хранить, руководствуясь действующим законодательством Украины. Оно предусматривает, что такие акты необходимо хранить в компании постоянно. Они не подлежат уничтожению, отчетность с годовой и большей периодичностью должна храниться до ликвидации предприятия. Если документы переданы в архив – постоянно.
Источник: stimul.kiev.ua
