Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Просто о сложном

В составе каждой организации значимое положение занимает кадровая служба. При оформлении нового сотрудника она представляет предприятие, его визитку. Своеобразной визитной карточкой нанимаемого работника является его трудовая книжка. Возникнут ли у человека проблемы на новом месте работы или при начислении пенсии зависит от ее правильного оформления. Кроме грамотного заполнения книжек важно вести регистрацию их движения в книге учета трудовых книжек (ТК) и вкладышей к ним.

Правила ведения

Не секрет, что книга учета обязана сохраняться на протяжении 75 лет. В случае ликвидации предприятия она сдается в государственный архив, из которого предоставляется интересующемуся лицу при особой необходимости. Оформляется она в соответствии с приложением 2 к постановлению Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г. Разрешается изготовить журнал учета ТК самостоятельно или купить вариант, подготовленный типографией. Работодатель сам решает вопрос организации кадрового учета в соответствии со своими возможностями. Главное, чтобы бланк журнала соответствовал форме, закрепленной вышеуказанным постановлением. Также нужно следовать требованиям по его заполнению, закрепленным законодательно.

Книга достаточно проста в работе, но заполнение граф в ней требует аккуратности и внимательности. Итак, в документ заносятся сведения:

• о трудовых книжках, которые передаются новыми работниками при зачислении на вакантное место;
• о впервые оформленных на данном предприятии ТК и о вкладышах в них. Если сотрудник предоставляет ТК с вкладышем, выданным на другом предприятии, вносятся данные только о книжке (вкладыш следующим пунктом не указывается).

Существует набор требований, которым должен отвечать этот сводный документ:

• во-первых, он должен находиться в плотной папке из-за многолетнего использования в организации и долгого нахождения в архиве;
• во-вторых, перед началом заполнения необходимо пронумеровать все страницы;
• в-третьих, его необходимо сшить. На последней странице или задней поверхности обложки нужно написать сколько страниц было прошито (цифрами и прописью), поставить печать или пломбу. Затем глава организации заверяет данные своей подписью (в соответствии с пунктом 41 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Если организация использует контрольную пломбу, то в обязательном порядке ее номер указывается в нужной строке.

Правила заполнения

Книга представляет собой таблицу размера А4, состоящую из тринадцати граф.

• В первом столбце указывается номер записи, идущий по порядку.
• Во втором, третьем и четвертом — дата поступления человека на службу.
• В пятом – фамилия, имя, отчество без сокращений.
• В шестом – данные самой ТК.
• В седьмом – должность работника.
• В восьмом – название организации и отдела.
• В девятом – данные приказа о приеме.
• В десятом – подпись лица, осуществляющего учет.
• В одиннадцатом – стоимость книжки или вкладыша, в случае, если они выдаются в первый раз.

Графы двенадцать и тринадцать заполняются в случае ухода работника. В них указывается число, месяц и год выдачи ТК и подпись бывшего сотрудника. Случается, что увольнение работника происходит без его фактического участия. Тогда, при условии уведомления работника, ТК отсылается почтой. В 12 колонке указывается дата уведомления и отправления, а в 13 — номер уведомления.

Необходимо помнить, что неправильное ведение либо отсутствие данной книги – крупное нарушение, которое влечет за собой штраф. С лица, ответственного за ведение журнала, могут взыскать от 1 000 до 5 000 руб., с предприятия — от 30 000 до 50 000 руб.